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中南大学知识产权信息服务档案管理制度

作者:本站编辑     发表于:2020-04-29 21:52:16

 
一、 文书档案归档制度
1. 中心在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交专人统一管理。
2. 中心形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理、立卷。
3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4. 下发文件不仅要在硬盘中保存留档,还应留有书面材料存档。
5. 凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用蓝黑色钢笔、签字笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原经手人重新书写。
6. 重要文件如需用可进行复印,但原件必须归档。
7. 工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交兼职档案员统一登记、立卷、归档管理。
 
二、 兼职档案工作人员岗位职责
1. 认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。
2. 负责中心各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3. 负责中心有关档案工作监督指导、业务培训工作。
4. 负责档案库房各项制度的落实。
5. 积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和中心各项工作提供优质服务。
 
三、中心立卷制度
1. 凡本中心在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本中心立卷归档范围。
2. 兼职档案员负责对本中心的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按有关各项要求立卷,保证立卷质量。
 
四、档案保管制度
1. 各门类档案由兼职档案员集中统一管理,负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 兼职档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。
6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。
 
五、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本中心工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定,泄露中心、客户秘密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。
 
六、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。
 
 
 
 
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